Incourante voorraad verkopen klinkt eenvoudig. Tot je daadwerkelijk het magazijn inloopt. Daar liggen nog dozen kabelwartels van een afgerond project, een partij afsluiters die niet meer in het standaardassortiment zit en componenten die ooit voor een specifieke klant zijn ingekocht. Alles is nieuw en bruikbaar, maar ondertussen ligt het er al maanden of zelfs jaren.

Voor veel installatiebedrijven is dat herkenbaar. Het probleem is alleen groter dan een paar volle magazijnstellingen. Stilstaande voorraad houdt geld vast, neemt ruimte in en loopt het risico steeds moeilijker verkoopbaar te worden.

Wanneer is voorraad eigenlijk incourant? Wat kost het om die materialen te laten liggen? En wanneer kun je beter verkopen dan bewaren of afboeken?

Wanneer is voorraad incourant?

Incourante voorraad is voorraad die nog wel waarde heeft, maar binnen de normale bedrijfsvoering niet of nauwelijks meer wordt gebruikt of verkocht.

Bij installatiebedrijven kan dit bijvoorbeeld ontstaan door:

• materiaal dat na een project overblijft;
• een geannuleerd of gewijzigd project;
• minimale bestelhoeveelheden bij een leverancier;
• wijzigingen in merk, type of technische specificatie;
• producten die uit het standaardassortiment verdwijnen;
• verkeerd bestelde materialen die niet retour kunnen;
• complete verpakkingen die op een volgend project waarschijnlijk niet meer worden gebruikt.

Dat laatste is belangrijk. Incourant betekent niet automatisch dat een product oud, defect of waardeloos is. Een ongebruikte afsluiter kan voor jouw bedrijf overtollig zijn, terwijl een andere installateur exact dat artikel nodig heeft.

Het probleem zit dus vaak niet in het materiaal, maar in het ontbreken van de juiste vraag binnen je eigen organisatie.

Incourante voorraad verkopen: waarom wachten geld kost

Een doos die drie jaar op dezelfde magazijnstelling staat, lijkt misschien niets te kosten. De aanschaf is immers al betaald.

Toch is dat een verkeerde manier om naar voorraad te kijken.

In de logistiek worden voorraadkosten vaak verdeeld over rente, ruimte en risico. Nevi legt deze drie soorten voorraadkosten uit.

Afboeken of verkopen? Dat zijn twee verschillende dingen

Een veelgemaakte denkfout is dat incourante voorraad na administratieve afwaardering geen financieel probleem meer is.

Dat klopt niet helemaal.

De Belastingdienst geeft aan dat moeilijk verhandelbare, incourante goederen onder voorwaarden lager mogen worden gewaardeerd dan de oorspronkelijke kostprijs. Meer daarover staat bij de Belastingdienst over de waardering van bedrijfsvoorraad.

Bespreek de fiscale verwerking altijd met je accountant of fiscalist.

Maar administratief afwaarderen en fysiek opruimen zijn twee verschillende zaken. Een afgewaardeerde doos ligt nog steeds in het magazijn.

En belangrijker: er kan nog steeds een koper voor bestaan.

Daarom is het verstandig om voor afvoer of vernietiging eerst te onderzoeken of een andere marktpartij het materiaal kan gebruiken.

Zo bepaal je welke installatiematerialen je moet verkopen

Je hoeft niet meteen je complete magazijn opnieuw te organiseren. Begin met voorraad waarvan je vermoedt dat deze niet meer beweegt.

Maak bijvoorbeeld een export uit je ERP-systeem of loop de magazijnstellingen langs en noteer per artikel:

Verdeel de materialen daarna in drie groepen.

Voor Harbor51 is vooral groep B interessant: technisch bruikbare installatiematerialen waar jouw organisatie zelf geen logische bestemming meer voor heeft.

Wacht niet tot materiaal waardeloos is

Het beste moment om overtollige voorraad te verkopen is meestal niet wanneer deze vijf jaar oud is.

Juist kort na afronding van een project is vaak nog duidelijk:

• wat het materiaal precies is;
• bij welk project het hoorde;
• wat de oorspronkelijke inkoopprijs was;
• of de verpakking compleet is;
• en welke technische specificaties erbij horen.

Dat maakt het veel eenvoudiger om het artikel opnieuw aan te bieden.

Maak daarom van voorraadcontrole een vast onderdeel van de projectafsluiting. Bijvoorbeeld:

Daarmee voorkom je dat het magazijn langzaam verandert in een archief van oude projecten.

Hoe bepaal je een realistische verkoopprijs?

Een product voor de oorspronkelijke inkoopprijs aanbieden omdat het nog helemaal nieuw is, werkt niet altijd.

Een koper vergelijkt jouw aanbod namelijk met nieuw materiaal dat direct via de reguliere groothandel verkrijgbaar is.

Kijk daarom naar:

1. 01de actuele nieuwprijs;
2. 02de actuele beschikbaarheid;
3. 03de staat en volledigheid van het product;
4. 04de hoeveelheid die je aanbiedt;
5. 05de vraag naar het specifieke merk en type;
6. 06eventuele verzend- of afhaalkosten.

Een lagere verkoopprijs betekent niet automatisch verlies.

Stel dat een artikel administratief nog voor 100 euro in de voorraad staat, maar de kans dat je het zelf gebruikt vrijwel nul is. Een verkoopopbrengst van 60 euro kan bedrijfseconomisch aantrekkelijker zijn dan het jarenlang bewaren van 100 euro aan theoretische voorraadwaarde.

Van overtollige voorraad naar circulair materiaalgebruik

Installatiemateriaal opnieuw inzetten heeft daarnaast een circulair voordeel. Een bruikbaar product hoeft niet te worden weggegooid en een andere partij hoeft voor dezelfde behoefte geen nieuw exemplaar aan te schaffen.

Dat sluit aan op de ontwikkeling richting een circulaire bouweconomie. RVO beschrijft dat Nederland inzet op een volledig circulaire bouweconomie en dat hiervoor onder andere nieuwe businessmodellen en slimmer materiaalgebruik nodig zijn. Lees hierover meer bij RVO over circulair bouwen.

Voor installatiebedrijven maakt dat voorraadbeheer meer dan alleen een financieel onderwerp. Het raakt ook materiaalgebruik, afvalstromen en de manier waarop projecten worden ingekocht en afgerond.

Incourante voorraad verkopen via Harbor51

Precies voor die bruikbare maar overtollige voorraad is Harbor51 ontwikkeld.

Harbor51 is een B2B-marktplaats voor incourante voorraad binnen de installatietechniek. Installatiebedrijven kunnen materialen aanbieden die zij zelf niet meer nodig hebben, terwijl andere bedrijven gericht kunnen zoeken naar producten die zij wel kunnen gebruiken.

Denk bijvoorbeeld aan:

Op de Harbor51 Marketplace kun je zien welke installatiematerialen momenteel worden aangeboden.

Voor verkopers werkt Harbor51 zonder vaste kosten en op basis van commissie. Voorraad kan volgens de huidige mogelijkheden bij het installatiebedrijf zelf blijven liggen of via Harbor51 worden opgeslagen.

Daarmee wordt incourante voorraad verkopen een structureel alternatief voor eindeloos bewaren, afwaarderen of uiteindelijk weggooien.

Maak voorraadcontrole onderdeel van ieder project

De grootste winst zit uiteindelijk niet in een grote magazijnopruiming.

Die zit in het voorkomen dat de volgende stapel incourante voorraad uberhaupt jarenlang blijft liggen.

Een eenvoudige werkwijze is:

1. 01controleer restmateriaal zodra een project wordt afgesloten;
2. 02reserveer alleen materiaal waarvoor concreet toekomstig gebruik bestaat;
3. 03registreer verkoopbare producten direct met merk en artikelnummer;
4. 04bied bruikbare overtollige voorraad zo vroeg mogelijk aan;
5. 05controleer minimaal periodiek welke voorraad niet meer beweegt.

Zo wordt voorraadbeheer geen jaarlijkse opruimactie, maar een onderdeel van het projectproces.